J. nr. 21739
DANSK ØKOJORD A/S’ POLITIK FOR PERSONDATABEHANDLING FOR AKTIONÆRER
Baggrund
Denne persondatapolitik gælder for behandling af personoplysninger om aktionærer, fuldmagtshavere og rådgivere angående indkaldelse til og afvikling af generalforsamlinger i Selskabet samt i forbindelse med registrering i Selskabets ejerbog.
Formålet med politikken er at informere aktionærerne om, hvordan Dansk Økojord A/S (”Selskabet”) indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger samt oplyse om til hvilket formål og på hvilken baggrund behandlingen foretages. Selskabet er den dataansvarlige. Det indebærer, at Selskabet er ansvarlig for, at aktionærens personoplysninger behandles korrekt.
Anvendelse
Nærværende politik finder anvendelse på enhver form for behandling af aktionærernes persondata, hvad enten behandlingen sker automatisk eller manuelt eller opbevaringen sker i et fysisk arkiv eller i et elektronisk system.
Ikke pligt til at afgive oplysninger
Aktionærens afgivelse af personoplysninger er ikke en pligt i henhold til lovgivningen. Det er dog en forudsætning for Selskabets arbejde, at aktionæren meddeler en række personoplysninger. Selskabet forbeholder sig derfor retten til at afvise en forespørgsel, såfremt Selskabet ikke kan modtage alle efterspurgte personoplysninger. Der kan i særlige tilfælde indgås aftale om, at en konkret opgave udføres uden kendskab til alle personoplysninger.
Identificering og ajourføring af ejerbog
For at kunne identificere aktionærer og vedligeholde Selskabets ejerbog, behandler Selskabet oplysninger om aktionærerne, herunder navn, adresse, e-mailadresse, dato for erhvervelser/salg, aktiebeholdning, stemmerettigheder og pantsætninger. Selskabet opbevarer oplysningerne, så længe aktionæren er ejer af aktierne, og i en periode på ét år efter, at Selskabet er gjort opmærksom på, at aktionæren ikke længere er aktionær. Selskabet kan outsource førelsen af ejerbog til rådgiver, hvormed denne ligeledes er underlagt nærværende politik.
Indkaldelse til generalforsamling
Når Selskabet indkalder til en generalforsamling, behandler Selskabet de personoplysninger, der er registreret i ejerbogen, herunder oplysning om navn, adresse og eventuelt e-mailadresse. Indkaldelsen offentliggøres på Selskabets hjemmeside samt udsendes via e-mail til aktionærer.
I forlængelse heraf vil øvrige generalforsamlingsdokumenter blive offentliggjort på Selskabets hjemmeside, herunder dagsordenen, og evt. fuldstændige forslag samt blanket til brug for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme.
Selskabet gør opmærksom på, at Selskabets hjemmeside kan tilgås fra lande beliggende uden for EU/EØS.
Anmeldelse af deltagelse i generalforsamling, fuldmagt og brevstemme
Selskabet opbevarer indkaldelsen, dagsordenen, evt. fuldstændige forslag og blanket til brug for afgivelse af fuldmagt eller brevstemme. Dette vil blive slettet, når det ikke længere findes nødvendigt for Selskabet at opbevare oplysningerne med henblik på at kunne varetage Selskabets og aktionærernes interesser – forventeligt minimum i en periode på 10 år.
Spørgsmål under generalforsamlingen
Måtte en aktionær fremsætte skriftlige spørgsmål forud for generalforsamlingen, vil Selskabet behandle personoplysninger i forbindelse med, at aktionæren dokumenterer sin status som aktionær eller fuldmagtshaver.
Såfremt spørgsmål besvares skriftligt, vil dette, inklusive oplysning om navn og Selskabets besvarelse heraf blive fremlagt på generalforsamlingen og eventuelt blive medtaget i referatet.
Dette vil blive slettet, når det ikke længere vurderes nødvendigt at opbevare disse med henblik på at kunne varetage Selskabets og aktionærernes interesser – dog forventeligt minimum i en periode på 10 år.
Forslag og emner forud for generalforsamlingen
Måtte en aktionær anmode om at få optaget et emne på dagsordenen for generalforsamlingen, vil personoplysninger og forslagets indhold blive indsamlet og behandlet af Selskabet. Såfremt anmodningen opfylder kravene i selskabsloven, vil forslaget og aktionærens navn blive optaget (a) på dagsordenen og i eventuelle fuldstændige forslag, (b) i blanket til brug for afgivelse af fuldmagt/brevstemme og (c) referatet. Disse dokumenter vil blive offentliggjort som anført i denne politik.
Taleret og spørgsmål på generalforsamlingen
Måtte en aktionær tage ordet på generalforsamlingen, herunder stille spørgsmål, vil aktionæren evt. blive bedt om at dokumentere, at aktionæren er aktionær eller fuldmagtshaver, og der vil i den forbindelse blive behandlet personoplysninger.
Udtalelse og navnet vil kunne blive medtaget i generalforsamlingsreferatet.
Generalforsamlingsreferat
Efter generalforsamlingen vil Selskabet udarbejde og fremsende et referat af generalforsamlingens forløb. I den forbindelse kan der ske en yderligere behandling af de personoplysninger i forlængelse af den oprindelige behandling af personoplysninger, f.eks. ved fremsættelse af forslag eller ved udnyttelse af taleretten på generalforsamlingen.
Referatet vil blive gjort tilgængeligt for aktionærerne ved fremsendelse pr. e-mail.
Referatet vil blive slettet, når det ikke længere vurderes nødvendigt at opbevare de indeholdte oplysninger med henblik på at kunne varetage Selskabets eller aktionærernes interesser, herunder med det formål at dokumentere forhandlingerne og beslutningerne truffet på generalforsamlingen.
Udveksling med tredjemand
Selskabet kan dele personoplysninger om aktionærer, fuldmagtshavere og rådgivere med relevante ansatte i Selskabet og med Selskabets relevante rådgivere og leverandører af tjenesteydelser (databehandlere).
Persondata vil kun blive videregivet til tredjemand, såfremt denne videregivelse er en integreret del af formålet med selve sagsbehandlingen og de opgaver, som Selskabet må udføre. Videregivelsen vil kun omfatte de personoplysninger, som er nødvendige til at opfylde formålet med videregivelsen.
Medmindre der foreligger et klart samtykke fra aktionæren, vil der aldrig blive viderebragt personoplysninger til tredje lande.
I forbindelse med generalforsamlinger og førelse af Selskabets ejerbog vil Advokatfirmaet Rödstenen I/S, Cvr.nr. 10648432, behandle data på vegne af Selskabet.
Generelt om behandling af persondata
Selskabet behandler de personoplysninger, som Selskabet modtager i forbindelse med dets varetagelse af aktionærforholdet i overensstemmelse med Selskabets persondatapolitik, som er udarbejdet i henhold til de til enhver tid gældende regler om behandling af persondata.
Selskabet behandler kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt til opfyldelse af de formål, til hvilke personoplysningerne er indsamlet. Når behandlingen af personoplysningerne ikke længere varetager det oprindelig formål, vil personoplysningerne blive slettet.
Efter afslutningen af aktionærforholdet, kan lovgivningen og offentlige regulativer, pålægge Selskabet at opbevare personoplysninger i en passende periode. Der vil i denne periode kun blive behandlet personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde kravene i de enkelte love og regulativer. Personoplysningerne vil blive slettet, så snart de fastsatte perioder er udløbet.
Lovpligtige oplysninger i henhold til persondatareglerne
Selskabet er omfattet af de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger (Persondataloven). Enhver behandling af personoplysninger sker derfor i overensstemmelse hermed.
I det omfang det følger af Persondataloven, kan aktionæren anmode om indsigt i de persondata, som Selskabet er i besiddelse af. Aktionæren kan i den forbindelse anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af Selskabets behandling af de enkelte persondata. Det bemærkes, at retten til sletning og berigtigelse kan være indskrænket i henhold til lov.
Aktionæren har ret til få kopi af alle de persondata (dataportabilitet), som Selskabet eller dets rådgiver måtte være i besiddelse af.
Sikkerhed
Selskabet bestræber sig bedst muligt på at beskytte aktionærens personoplysninger, herunder i forbindelse med behandling af persondata, men også i forbindelse med efterfølgende sletning af persondata. Selskabet har implementeret en række sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at sikre alle aktionærers personoplysninger.
Selskabet har etableret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre og for at være i stand til at påvise, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om behandling af persondata.
Klage
Aktionæren kan klage til Selskabets ledelse over Selskabets eller dets rådgivers behandling af persondata. Klagen skal fremsendes til Selskabets direktør kim@jordbrugsfond.dk.
Aktionæren kan ligeledes klage til Datatilsynet over Selskabet eller dets rådgivers behandling af persondata. Klagen skal fremsendes til:
Datatilsynet
Borgergade 28,5
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Datatilsynet kan også kontaktes fra den digitale postkasse på www.borger.dk.
Yderligere oplysninger
Såfremt der ønskes yderligere oplysninger, henvises til Vejledning om registreredes rettigheder: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=852
Maj 2024
Dansk Økojord A/S